E-ihracatta başarının gizli anahtarı sadece ürünü doğru pazara ulaştırmak değil, aynı zamanda gümrük süreçlerini eksiksiz belge düzeniyle yönetmektir.
Birçok işletme, yurt dışı kargo gönderimlerinde fatura hataları veya eksik evraklar nedeniyle ürünlerinin gümrükte beklediğini veya iade edildiğini fark eder.
İlginizi çekebilir : Mikro İhracat
Oysa doğru fatura ve evrak düzeniyle hem gönderileriniz hızla onaylanır hem de vergi, gümrük ve navlun işlemlerinde sürpriz maliyetlerle karşılaşmazsınız.
Bu yazıda, Awwex dış ticaret uzmanlarının önerileriyle, yurt dışı kargo gönderilerinde fatura ve evrak hazırlığına dair tüm püf noktaları adım adım açıklıyoruz.
1. Yurt Dışı Kargo Gönderilerinde Hangi Belgeler Gerekli?
Bir yurt dışı gönderinin gümrükten sorunsuz geçebilmesi için bazı temel belgeler zorunludur.
Bunlar gönderinin türüne, ürünün değerine ve hedef ülkeye göre değişmekle birlikte genel olarak aşağıdaki gibidir:
- Ticari Fatura (Commercial Invoice)
- Proforma Fatura (teklif amaçlı)
- Paketleme Listesi (Packing List)
- Konşimento (Airway Bill / Bill of Lading)
- Gümrük Beyannamesi veya ETGB (Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi)
- Menşe Belgesi (Certificate of Origin)
- A.TR veya EUR.1 Belgesi (AB ülkelerine gönderilerde)
- Sigorta Sertifikası (gerekli durumlarda)
Awwex, tüm bu evrakların dijital olarak hazırlanabilmesi için Awwex Akıllı Panel içinde “Evrak Yönetimi” modülünü sunar.
Bu sayede, kullanıcılar hem ETGB belgesini hem faturaları tek ekrandan oluşturabilir.
2. Ticari Fatura Nedir ve Nasıl Hazırlanmalıdır?
Ticari fatura, yurt dışına gönderilen ürünün içeriğini, birim fiyatını, toplam tutarını ve satıcı-alıcı bilgilerini içeren en önemli belgedir.
Gümrük idareleri, ürünün değer beyanını ve vergi hesaplamasını bu belge üzerinden yapar.
Fatura üzerinde bulunması gereken temel bilgiler:
- Satıcı ve alıcının tam adı, adresi ve vergi numarası
- Ürün tanımı (malzeme, model, miktar, ağırlık, birim fiyat)
- Toplam satış tutarı ve para birimi
- Fatura tarihi ve numarası
- Teslim şekli (Incoterm – DDP, DAP, EXW vb.)
- İmza ve kaşe
Awwex Panel, ürün bilgilerinizi otomatik çekerek ticari faturayı anında oluşturur ve ETGB belgesiyle entegre eder.
Böylece manuel hata riski ortadan kalkar.
İpucu:
Fatura dili genellikle İngilizce olmalıdır. Ülke fark etmeksizin “Commercial Invoice” başlığı altında hazırlanmalıdır.
3. Proforma Fatura ile Ticari Fatura Arasındaki Fark
Birçok ihracatçı, proforma ve ticari faturayı birbirine karıştırır.
Proforma fatura, satış öncesi teklif niteliğindedir; yasal geçerliliği yoktur.
Ticari fatura ise satışın gerçekleştiğini belgeleyen, gümrükte zorunlu olarak kullanılan resmi evraktır.
| Özellik | Proforma Fatura | Ticari Fatura |
| Amacı | Teklif / Ön bilgi | Satış beyanı |
| Gümrükte Geçerliliği | Hayır | Evet |
| İmza & Kaşe | Opsiyonel | Zorunlu |
| Kullanım Zamanı | Sipariş öncesi | Kargo çıkışı sırasında |
Awwex kullanıcıları, panelde hem proforma hem ticari fatura oluşturabilir ve bunları konşimento ile eşleştirebilir.
4. Paketleme Listesi (Packing List) ve Önemi
Paketleme listesi, gümrükte ürünlerin fiziksel kontrolünde kullanılan bir belgedir.
Her bir koli veya palet için içeriğin ayrıntılı dökümünü içerir.
Listede bulunması gereken bilgiler:
- Koli veya palet numarası
- Ürün adları ve miktarları
- Brüt ve net ağırlık
- Boyutlar (en, boy, yükseklik)
- Ülke menşei
Bu belge, özellikle çoklu ürün gönderimlerinde karışıklığı önler ve kontrol süresini kısaltır.
Awwex Akıllı Panel, fatura bilgilerini otomatik olarak packing list formatına dönüştürerek zaman kazandırır.
5. Menşe Belgeleri: A.TR, EUR.1 ve Certificate of Origin
Ürünün hangi ülkede üretildiğini gösteren menşe belgeleri, bazı ülkelere yapılan ihracatlarda gümrük vergisi avantajı sağlar.
Örneğin, AB ülkelerine ihracatta A.TR belgesi, serbest ticaret anlaşması kapsamındaki ülkelere ihracatta ise EUR.1 belgesi kullanılır.
Ayrıca, bazı ürün gruplarında (örneğin tekstil, gıda veya kimya) menşe belgesi olmadan ürün gümrükten çıkmaz.
Awwex, belge türüne göre otomatik menşe beyan şablonları sunar.
6. Belgeler Arası Tutarlılık Şartı
Gümrükteki en yaygın gecikme nedeni, belgeler arasındaki tutar veya bilgi uyuşmazlığıdır.
Fatura, beyanname, konşimento ve paketleme listesi aynı bilgileri içermelidir.
Örneğin faturada 10 adet ürün yazarken, paket listesinde 9 adet yazıyorsa beyan reddedilebilir.
Awwex’in belge eşleştirme teknolojisi, bu belgelerdeki bilgileri otomatik kontrol eder.
Tutarsızlık tespit edilirse kullanıcıya uyarı verir ve düzenleme imkanı sağlar.
7. Faturada Teslim Şekli (Incoterm) Belirtmeyi Unutmayın
Uluslararası gönderilerde faturada mutlaka teslim şekli (DDP, DAP, EXW) belirtilmelidir.
Bu bilgi, ürünün kime teslim edileceğini ve vergi masraflarını kimin ödeyeceğini belirler.
Örneğin;
- DDP (Delivered Duty Paid): Satıcı tüm vergileri öder, ürün kapıya teslim edilir.
- DAP (Delivered At Place): Satıcı taşımayı yapar, vergileri alıcı öder.
- EXW (Ex Works): Alıcı tüm taşıma ve gümrük sürecinden sorumludur.
Awwex, her gönderi için en uygun teslim modelini önerir ve faturaya otomatik olarak işler.
Doğru Evrak Düzeni, Hızlı Teslimatın Temelidir
Yurt dışı kargo gönderiminde doğru fatura ve evrak düzeni, sadece gümrükte kolaylık değil, marka güvenilirliği açısından da büyük fark yaratır.
Eksiksiz belgelerle yapılan gönderiler hem daha hızlı teslim edilir hem de iade riskini azaltır.
Awwex, tüm e-ihracat sürecini dijitalleştirerek kullanıcılarına tek panelden belge hazırlama, ETGB oluşturma, HS Code sorgulama, kargo fiyat hesaplama ve gönderi takibi imkânı sunar.
Siz de Awwex Akıllı Panel’e kaydolarak evrak süreçlerinizi otomatize edebilir, uluslararası gönderilerinizi sorunsuz yönetebilirsiniz.
